Être productif en moins de temps : mes outils du quotidien

On le sait tous, la vie d’entrepreneur (et de professionnel en général) est très remplie. On veut tout faire seul et parfois, on peut vite perdre du temps sur des petites tâches.

J’ai donc décidé ici de vous partager une partie des outils que j’utilise qui m’aide dans mon quotidien. Au-delà de me faciliter la tâche, je gagne aussi du temps. En bref, voici mes pépites d’efficacité et de productivité. À vous de les tester et de voir si elles sont adaptées à vos besoins.

Les extensions Google Chrome

Calendly

L’extension gratuite Google Chrome du logiciel permet d’avoir accès aux liens de ses rendez-vous beaucoup plus rapidement et de pouvoir les intégrer facilement dans un mail par exemple. Pour ceux qui ne connaîtraient pas le logiciel, il s’agit d’une plateforme de planification de rendez-vous que vous pouvez lier à votre agenda. Vous pouvez créer différents rendez-vous (un seul avec le compte gratuit) pour que vos clients ou prospects choisissent le moment qui leur convient le mieux pour échanger avec vous.

Inbox when ready

Cette extension gratuite vous permet de régler les horaires à lesquels vous pourrez consulter votre boite mail. Cela vous évite de perdre du temps à vérifier toutes les 10 minutes si vous avez un nouveau mail ou non. Cela me permet de me concentrer sur mes tâches. Par exemple, j’ai choisi de pouvoir consulter mes mails en début et fin de matinée puis en fin de journée. Et je gagne beaucoup de temps, car je sais qu’en-dehors de plages définies, je ne peux pas regarder mes emails donc je n’ouvre plus l’onglet. Je reste focus à 100 % sur ma tâche du jour.

Capture d'écran - Inbox when ready

Momentum

J’ai découvert cette extension grâce à Sophie Koubbi lors d’une formation Who Run The World Annecy . Et je ne peux plus m’en passer depuis. L’extension permet de changer l’affichage d’un nouvel onglet.
Sur cette nouvelle page, on trouvera notre tâche du jour, notre to do list, une citation, (l’heure et la météo), nos liens favoris et notre barre de favoris également tout ça avec une belle image qui change chaque jour. J’apprécie grandement cette extension, car cela me permet de me créer une liste des tâches du jour directement sur mon outil de travail, au lieu d’en créer une sur papier. Il ne me reste qu’une liste de tâches générales et je pioche chaque jour dedans pour m’organiser. Le bonus pour moi, ce sont aussi les citations, qu’on peut garder de côté pour celles qui nous plaisent. Elles sont très souvent motivantes et ça ne fait pas de mal d’avoir un petit coup de boost de temps en temps.

Capture d'écran - Momentum

Notion Web Clipper

Si vous utilisez Notion, vous connaissez probablement cette extension. Elle vous permet d’ajouter à votre page Notion “à lire” tout les articles, vidéos, sites internet que vous souhaitez lire et consulter plus tard. L’avantage comparé à la liste de lecture de Google Chrome, c’est que vous pouvez classer vos liens une fois ajoutés sur la page. Vous pouvez associer des attributs pour identifier le style de lien, classer par catégories… Bref, vous pouvez personnaliser votre affichage comme vous le voulez comme d’habitude avec Notion, l’avantage c’est que vous ne perdez pas de temps à copier-coller les liens !

Perfect Post

Pour les accros à LinkedIn, cette extension va beaucoup vous aider ! Elle vous permet, lorsque vous allez écrire un post, de le traquer, l’enregistrer en brouillon, le styliser et aussi connaître sa longueur. C’est très utile si on veut écrire un texte et revenir dessus plus tard, ou préparer ses communications en avance (écrivez tous vos brouillons et vous n’aurez qu’à les publier). Personnellement, les deux fonctions qui me sont les plus utiles sont l’habillage de texte et les brouillons, plus besoin de passer par des sites tiers, tout est directement disponible.

Capture d'écran - Perfect Post

L’extension qui m’est le plus utile pour mes études de marché ou tout autre recherche. En deux clics, je peux sauvegarder en format PDF un article ou page web tout en enlevant les éléments dont je n’ai pas besoin et en adaptant la taille du texte et des images. C’est aussi un bon outil si vous souhaitez imprimer un article ou une page, car vous n’avez pas les superflus que vous auriez en faisant directement ctrl+P.

Capture d'écran - Print Friendly & PDF

Scribens

L’extension fait partie de l’offre payante (mais vous pouvez les tester avant). Cela vous permet de corriger vos textes en un clic au lieu de les copier-collers sur le site de Scribens. C’est un gain de temps considérable pour moi, car je peux corriger mes textes de blog, mes posts sur les réseaux sociaux et mes documents en ligne directement, sans passer par du copier-coller. De plus, avec l’option payante, vous aurez aussi accès à la version sur votre bureau qui vous permettra de corriger aussi dans vos documents Word, Libre Office, etc. sans passer par le copier-coller.

Capture d'écran - scribens

Toggl Track

Le logiciel en ligne est en anglais et son extension permet de démarrer le chronomètre sur une tâche que l’on commence. L’avantage de cet outil est qu’il nous permet de mesurer le temps passé sur une tâche ou un projet. Il peut donc être très utile si vous avez besoin de justifier votre temps ou si vous facturez à l’heure pour être très précis. De mon côté, il m’aide aussi à gérer mon temps, car plus je l’utilise et plus je peux estimer justement le temps nécessaire à la réalisation de telle ou telle tâche.

Capture d'écran - Toggl Track

Les sites

Meta Business Suite

Il s’agit de l’outil de programmation de posts de Meta (Facebook + Instagram). Facile d’utilisation, il convient bien pour la programmation de ses publications et stories. Il peut manquer certains aspects de personnalisation des publications (les miniatures des vidéos par exemple) mais il fait très bien le travail. Vous pouvez visualiser les posts programmés en liste ou en calendrier. Vous avez également le suivi des statistiques de vos posts sur les deux réseaux sociaux. Il pourrait vous convenir si vous souhaitez commencer à programmer vos posts, mais sans vous inscrire sur un autre site. Vous avez accès automatique à la suite si vous avez une page Facebook.

Coolors

Il s’agit d’un outil simple et gratuit pour créer vos palettes de couleurs. Il m’a été très utile pour créer ma charte graphique par exemple. Vous avez accès aux codes hexa pour les couleurs et pouvez choisir des variantes plus ou moins claires facilement. De plus, à la première visite sur le site, il vous explique comment il fonctionne directement. La prise en main se fait en 2 minutes et ensuite, il ne vous reste plus qu’à créer vos palettes !

Picular

Comme pour Coolors, il s’agit d’un outil pour vous aider à trouver la bonne couleur. Tapez simplement un mot dans la barre de recherche et découvrez les propositions de couleurs associées.

Canva

Vous avez sûrement déjà entendu parler de Canva. C’est un outil gratuit de création de visuels et documents. Il est très pratique si vous n’avez aucune notion de design (ou peu). Il peut être très utile aussi aux professionnels du graphisme. C’est sur cet outil que je crée tous mes visuels pour mes réseaux sociaux et mon site internet. Et je l’utilise également pour construire mes présentations.
L’option payante peut vous être utile si vous l’utilisez beaucoup ou en équipe. J’ai la version payante et je dois avouer qu’elle est très bien pensée et me fait gagner du temps aussi.
Je vous conseille vivement de tester l’outil, car il peut vous aider et vous permettre de développer votre côté créatif.

Axeptio

L’outil le plus facile pour intégrer la gestion de cookies sur votre site web. Vous pouvez paramétrer vos réglages facilement et intégrer l’outil en quelques clics sur votre site web. Pas besoin de faire appel à un développeur web, quelques minutes suffisent pour prendre en main l’outil et intégrer la petite fenêtre pop-up des cookies. Point bonus pour le graphisme qui est plus esthétique que d’autres gestionnaires de cookies.

Henrri

C’est un outil de création de devis et facture, gratuit à vie. Il vous permet facilement de créer vos documents commerciaux à votre charte graphique. Vous pouvez créer vos règles de facturation, vos différentes prestations ou produits, gérer vos remises… Et vous pouvez aussi suivre votre chiffre d’affaires, vos factures à venir et vos impayés. Plusieurs options gratuites peuvent être ajoutées à la version de base et quelques options payantes existent également. Pour l’instant, je n’utilise que la version gratuite et je la trouve amplement suffisante. C’est un outil très utile pour les indépendants, notamment pour économiser certains frais de gestion.


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